work plus ~これからの「働く」が豊かになるメディア~

「働く」を豊かにする。をミッションに掲げるフィードフォースが、「働く」を豊かにするための取組みや調査のなかで知ったこと・気づいたことをカジュアルに発信しています。

超カンタン!Zapier で煩雑な Todo管理を一元化しました!

f:id:nabeharu:20180829101439j:plain

フィードフォースの人事部が実践している Todo 管理方法を紹介します!

社内でいちばん残業の多いチームになってしまった!

こんにちは。フィードフォース人事部のなべはるです。先日、社員の残業時間や有給消化率などのデータを赤裸々にまとめた記事 を公開しました。
すると、部門別の月の残業時間が下記のとおり…。

  • エンジニア 7h
  • ビジネス職 17h(セールス・マーケティング・ディレクター・カスタマーサクセスなど)
  • バックオフィス 30h

バックオフィスは、ほぼすべて人事部です。
そう、人事部が社内でいちばん残業している事実が判明してしまったのです!
「働く」を豊かにする会社の人事部がこんなに残業しているようではダメだ!ということで、人事部が実践している業務効率化施策のうち、タスク管理の方法をご紹介します!

煩雑な Todo 管理を一元化したい!

わたしの所属する人事部では、採用・教育研修・労務・総務など業務範囲が広く、タスクが煩雑になりがちです。
そこでまずは、Todoist という Todo 管理アプリを利用することにしました。Todoist の利用レポートは下記にまとめています!

workplus.feedforce.jp

Todoist を利用することによって、これまでの紙ベースでの Todo 管理に比べて楽になり、ミスも減りました。しかし、Todoist での管理も完璧ではなく、ツールによる管理の弊害も…。具体的には、

  • メールをチェックして Todo が見つかる → Todoist にタスクを登録
  • Slack をチェックして Todo が見つかる → Todoist にタスクを登録
  • Trello のカードで業務依頼される → Todoist にタスクを登録

という二度手間がどうしても発生してしまうのです。
二度手間を避けるためにメールや Slack の star 機能を使ってそれを Todo リストとして運用する手法も試してみましたが、今度は見るべき Todo リストが複数になってしまって面倒という問題が。うーんどうしたものか。

タスク自動化ツール Zapier を活用!

そこで、Zapier の登場です。
Zapier はアメリカ発のタスク自動化ツールです。特定のサービスとサービスを組み合わせて、自分だけの自動化アプリを作成することができます。
自動化の命令を出すきっかけとなる「トリガー」と、トリガーをきっかけに何をさせるかの「アクション」を設定するだけです。

例えば、

  • 特定のアドレスからメールがくることをトリガーに、Google Spreadsheet にメールの内容を転記させる
  • Twitter で特定の語句が含まれるつぶやきをトリガーに、Slack につぶやきの内容を通知させる

こんなことが、プログラミングを書けなくても簡単なマウス操作だけでできちゃいます!そんな Zapier を使って、Todoist での Todo 管理一元化を実現させました!

メールや Slack から発生する Todo を自動で Todoist に転記させる

Zapier で実際に行ったのは、下記の設定です。

  • Gmail で star をつけると、Todoist にタスクが追加される
  • Slack で star をつけると、Todoist にタスクが追加される
  • Trello でメンションされると、Todoist にタスクが追加される

これで、完全に Todoist だけを見れば Todo がある状態になりました。Todo の一元管理の実現です。ハッピー ٩(๑>◡<๑)۶
運用方法はシンプルで、メールや  Slack で「これ対応しなきゃな」と思ったら star をつけるだけです。star をつけると Todoist にタスクが自動で追加されるので、やり忘れが起こりません。Trello でメンションされていたのにうっかり気づかない、なんてこともなくなりましたし、Todo やり忘れを恐れて Todoist,Gmail,Slack,Trello を順番にチェックするなんてこともなくなりました。

Webサービスは、つながればつながるほど便利になる

Gmail や Google Calendar、Slack や Todoist など、普段わたしたちが使っているサービスはそれ単体で使ってもじゅうぶん便利ですが、このように他のWebサービスとつなげることでさらに便利になります。

Webサービスを選定する際は、機能が要件を満たしているかどうかと同じくらい、他サービスと連携させることが可能か、も考慮に入れるといいかもしれません。

番外編:Zapier で他にもこんな活用をしています

Todist に Todo 管理を一元化したこと以外に、Zapier で下記の設定をしてみました。

  • Trello で「完了」とコメントすると、Todoist で該当のタスクを完了させる
  • 採用で求人を出している各媒体からメールで応募通知がくると、Slack に通知をとばす(下記イメージ)
  • Google Spread Sheet で管理している勤怠データから、勤怠打刻に不備がある人に Slack で通知をとばす

f:id:nabeharu:20180829153114p:plain

キャリトレから応募がきた際の Slack 通知

このように、効率化・自動化できる業務を洗い出して自動化していく取り組みは定期的にやってみると良さそうですね。Zapier で自動化設定する作業は思ったより楽しかったです。
これからも、IT の力で効率化・自動化できるところはどんどん取り組んでいこうと思います!紹介した Zapier は無料プランでも5つまでなら自動化アプリを作ることができるので、試してみてはいかがでしょうか?

果たして、人事部の残業時間は削減されたのか?結果はまたいずれお伝えします。最後まで読んでいただきありがとうございました!