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PC音痴必見!カンタン仕事効率化~タスク管理ツール利用のススメ~

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IT音痴の社員がタスク管理のSaaSをはじめて使ってみて感じたメリットを書きました。

こんにちは、人事部の今岡です。4月に中途入社してから1か月が過ぎました。今回は、アナログ世界から中途でITベンチャーに飛び込んだ私が入社1か月で実感した「タスク管理ツールによる仕事の効率化」についてお話しします。

ITド素人がSaaSツールを使うようになったわけ

突然ですが、私は民間教育企業からの転職でフィードフォースに人事として入社しました。前職ではそれなりにPCを使っていたものの、タスク管理は紙のボードやビジネス手帳とノートでほとんどの仕事を管理しており、チームのスケジュールも紙の予定表に書き込み共有する…というアナログ方式で仕事をしていました。

そんな環境で新卒時代を送った私が最先端のSaaSビジネスを行うフィードフォースに入社し、まず感じたことは…。
「紙(書類)が少ない!」
「誰もノートにメモしていない!」
「オンラインのコミュニケーション量がハンパじゃない!」

業界も職種も未経験という完全なる未知の世界で、小さなことでもマネジャーに確認してから進めようと意気込んだものの、山ほど確認事項ができてしまい、現実以上にタスクが膨大に感じていました。おまけにIT音痴の自分をよそにバリバリ使いこなす周りの同僚たちを見て、迫りくる焦燥感…。

さらに、人事のように面談や来客対応が多く、その合間に社内外問わず色々な人とやりとりをしながら仕事を進める人にとって、「予定を予定通りに行う」のは意外と難しいことです。ちょっとした隙間時間に「今やっておくべきこと」を判断する必要があるので、これはなんとかしなくてはと思いました。

そんな中、「仕事効率化研修」にてマネジャーから教えてもらったあるツールを使い始めたら、こんな私でもカンタンにタスク管理ができるようになりました。それが、次に紹介するタスク管理ツール、その名も Todoist です。

無料機能だけでも十分。To Doリストツール利用3つのメリット

Todoistは、いわゆるTo DoリストのSaaSサービスです。基本機能はすべて無料で利用でき、なんといっても文字入力さえできれば誰にでも使える「シンプルさ」「手軽さ」が魅力のツールです。お恥ずかしながらPC音痴だった自分でも、まったく問題なく利用でき、しかもかなりの効率化を実感しています。

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そんな私が実際に使ってみたツールの「ココがいい!」という3つのメリットかこちらです。 

タスクの追加・検索のスピードアップ

これは当たり前といっては当たり前ですが、紙に手書きで記録することに比べ時間を大幅に短縮できます。仕事中は常にTodoistを開いておき、「●●をやっておこう」と思った瞬間にボタン一つでタスクを追加、タスクが完了したらワンクリックで非表示にします。正直、ノートを開く・メモする・探す といった時間は、一見大したロスではないように思っていたのですが、その時間を1週間、1か月、1年と積み重ねることを考えるとやはり時間のムダだったなと痛感しました。
また、追加したタスクは「プロジェクト」ごとに振り分けることができるので、やるべきことを把握しやすく、圧倒的に探しやすいです。さらに、ラベル機能で「@要確認」「@保留」などとつけておくと、プロジェクトをまたいでラベル検索もでるので、メモを残すにも探すにも、とにかく速いです。

簡単プライオリタイズで効率アップ

とにかく手軽にメモできてしまうので、あっという間にタスクが増えていきますが、ツールを使えばタスクの整理が非常に楽です。
Todoistに追加したリストは、ドラッグで並び順を入れ替えたり、3段階の重要度フラグをつけることで優先順位が一目でわかります。
新たなタスクの出現によって、既存のタスクの優先度が変わることもよくありますが、ちょっとした隙間時間にささっと並び替えて更新しておくと、常に最新の優先度を把握してタスクに向かうことができるのです。優先フラグをつけるとそのタスクが自動的にリストの上部に来るので、やりやすい方で整理できて便利です。

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紙や付箋に書いていた時はそういった操作がしにくかったのですが、それが一瞬でできるようになったことでタスクの優先度がわかりやすくなり、「今この時間でやったほうがいいことは何か」を以前より意識するようになりました。

モチベーションアップ

ここまで、一般的な機能面でのメリットをお伝えしてきましたが、デジタルツールならではのユニークな機能でモチベーションまでサポートしてくれます。
Todoistでは「カルマ」と言って、設定した1日の目標タスク数とその到達度によってポイントのような評価が溜まっていきます。小さなことですが、達成すると「おめでとうございます!目標達成です!」とお祝いしてくれるので、一人でもくもくと取り組んでいるときにも小さな達成感が感じられてよいです。
また、過去1週間に完了したタスクの数や目標達成状況などもグラフで見ることができるので、自分の頑張りが目に見え、モチベーションアップにもつながります。 タスクを完了した際、完了ボタンをポチポチと押していくの気持ちが良く、「片付けた感」が味わえます。

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まとめ:アナログ世界で生きてきた私が感じた、仕事効率化にとどまらないメリット

ここまで、ITに疎い私でも実感できたタスク管理SaaSを使うメリットをお伝えしてきましたが、いかがだったでしょうか。はじめて仕事でSaaSを使ってみてから、1か月が経ちましたが、結果としてはメリットしかありませんでした。

Todoist(タスク管理ツール)を使ってみて…
 ●タスクの把握が楽になった
 ●タスクを見える化したことで、優先順位がつけやすくなった
 ●PCが苦手でもまったく問題なく効率化を実感できた
 ●仕事のやり忘れの心配がなくなって心に余裕ができた
 ●仕事の優先順位をより意識するようになった

ツールによる仕事効率化自体だけでなく、それを通して心の余裕ができたり、仕事の進め方自体への意識が高まったりする間接的な恩恵を個人的にはより強く感じました。
使ってみてわかったのですが、大事なのは、とりあえず試してみることです。
今回紹介したTodoist以外にも、もっとシンプルな機能に絞った Google Tasks や、付箋を動かす感覚で使える Trello など、自分でよさそうと思ったものをまずは使ってみることで、嬉しい効果を実感できるかもしれません。
もし合わなかったらその時はその時で、何も失うものはありません。とりあえず試した結果、少しでも時間の使い方を豊かにしてくれたならラッキーです。そんなふうに、SaaSで豊かさを感じてみてはいかがでしょうか。