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「働く」を豊かにする。をミッションに掲げるフィードフォースが、「働く」を豊かにするための取組みや調査のなかで知ったこと・気づいたことをカジュアルに発信しています。

オンラインの社内コミュニケーションを豊かにする5つの心構え

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フィードフォース社員がコミュニケーションをスムーズにするために気をつけていることをご紹介します!

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こんにちは。インターンの森です。

突然ですが、みなさんの会社ではチャットツールを使ってますか?
チャットでコミュニケーションをとるのにもコツがいりますよね!

フィードフォースではオンラインとオフラインでさまざまなコミュニケーションを行っています。本記事ではその中でも、フィードフォース社員が実践する、チャットツールなどを使用したオンラインの依頼をより効率化する心構え・方法をご紹介します。
なお、フィードフォースでは全社用チャットツールとしてSlackを使用しています。
Slack活用のTIPsについては、こちらの記事をご覧ください。

1. オフラインの依頼を極力しない

そもそも、依頼は基本的にオンラインで行い、オフラインで依頼をすることはあまりありません。
特に開発中のエンジニア、広告運用担当者、電話育成時間帯のインサイドセールスなど集中力を要する仕事をしている人に対しては、突然声をかけると集中を妨げてしまうことがあります。

文字だと伝えにくい話や目の前の席の人への依頼であっても、依頼をする相手が今何に取り組んでいるのかを100%理解することはできないため、チャットツールでメンションし「◯◯さん、今ちょっといいですか?」と非同期で断りを入れてから話しかけることもあります。

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2. オンライン上に記録を残す

といっても、オフラインの方が伝わりやすい話もあるでしょう。

オフラインで議論・依頼をした際には、SlackやGitHubなどの他の社員の目につくオンライン上に「◯◯さんと、〜という話をした。」「〇〇さんから依頼を受けた。これから調査する。」などと、ひたすら情報を残していきます。

文字にして残すことで、自然とやるべきことが明確になり、他の社員からもそのように見られます。

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3. ダイレクトメッセージをできるだけ使わない

ダイレクトメッセージで仕事の依頼をすると属人性が高まるため、不必要にダイレクトメッセージを使わないようにしています。

もし自分がダイレクトメッセージで依頼された内容を他の社員に伝えることになった場合、その依頼の経緯も含めて改めて共有し直さなければなりません。ダイレクトメッセージで仕事の依頼をすると、結果的に作業に時間がかかってしまうことが多いです。

一方で、他の社員の目につく公開チャンネル上などで依頼や質問をすると、メンションされていないメンバーが「私それ知っていますよ。」と横から助け舟を出してくれたり、「私も関連して意見があるのですが…」と意見を出してくれたりというように、思わぬ副産物を期待することができます。

このように情報をオープンにすることで、仕事のスピードが速くなったりアウトプットが大きくなります。

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4. 取り急ぎのリアクションをする

オンラインで依頼を受けた場合、できるだけ早く、具体的なリアクションをすることが重要です。
リアクションがないと、依頼主は依頼された人が依頼を見たのか・依頼を承諾したのかを把握することができず、それらが”確定するまで待つ”というタスクが増えてしまいます。

下記を行うと、より相手目線のコミュニケーションになります。

  • 依頼する側は「◯◯までにお願いします。」と〆切を設定して緊急度を伝える
  • 依頼される側は「◯日◯時までに対応します。」と依頼主に伝える
  • すぐ解決できないことは「後ほど対応します。」など、取り急ぎの返答をする

さらに、ちょっとした共有や報告に対してでも、「了解!」「ありがとう!」「(๑•̀ㅂ•́)و」とできるだけリアクションをすると、軽いフィードバックになり、相手は安心して仕事を進めることができます。

5. 依頼の経緯も共有する

単純に「画像作成をお願いします。」だけではなく、なぜ今このタイミングでその画像が必要なのかなど“依頼の経緯”も併せて共有すると、依頼される側のタスクに対する納得度を高めることができます。

さらに、相手に依頼の経緯を理解してもらうためには、その依頼内容に関連するリンクを共有することも有効です。リンクを活用することでメッセージの文字数が少なくなり、チャットツールのウォールをスリムにすることもできます。

さいごに

まとめると、社内コミュニケーションでは情報をオープンにして記録に残していく姿勢が大切です。

他の社員が自分の仕事内容を同時進行で把握してくれているという信頼感・安心感が、気持ちのいいコミュニケーションの鍵になりますね。

みなさんも今日から、生産性が高くスピーディーなコミュニケーションを心がけましょう!